Controle over je werkplek

Mensen hebben graag controle over hun leefomgeving. Zo ook medewerkers op de werkvloer. Met controle bedoelen we dat we invloed hebben op wat er in onze omgeving gebeurt en dat deze invloed leidt tot een positieve uitkomst. Je zou kunnen zeggen dat als je veel controle hebt, je je dan niet zo druk hoeft te maken om van alles wat er zou kunnen gebeuren.

Je kunt controle daarin vrij letterlijk nemen. Bijvoorbeeld dat je heel je bureaustoel kunt afstellen zoals jij wilt. Ook zie je controle in subtielere vormen terug. Bijvoorbeeld dat je zelf een raampje open of dicht kunt doen, of nog subtieler, dat iemand wel of niet de mogelijkheid heeft om zich te kunnen afzonderen van anderen.

Het interessante aan controle is dat de controle niet altijd “echt” hoeft te zijn. Anders gezegd, wij mensen hebben graag het gevoel dat we controle hebben over onze leefomgeving. Alleen dit gevoel al kan ervoor zorgen dat we minder stress, een hogere werktevredenheid en meer verbondenheid met collega’s ervaren.

Een tijdje geleden sprak ik een aannemer die mij een schitterend voorbeeld gaf van het verschil tussen werkelijke en waargenomen controle.

Voor een kantoorpand had de aannemer zijn ventilatie- en verwarmingsinstallatie geïnstalleerd. Het hele systeem kon centraal worden aangestuurd en kon voor de verschillende afdelingen verschillend worden ingesteld. Met de instellingen was uitgebreid rekening gehouden met wat volgens ‘de richtlijnen’ een prettig werkklimaat zou zijn. Je raadt het waarschijnlijk al, toch kwamen er flink wat klachten over de klimmaatbeheersing.

De aannemer had kunnen zeggen, “Je kunt het niet iedereen naar de zin maken. Mensen zijn erg gevoelig voor temperatuurverschillen en daardoor kan een graad warmer of kouder al snel voor een te warme of koude ervaring bij een medewerker zorgen. Je neemt maar een trui mee.” Maar dat deed de aannemer niet. De aannemer koos voor een andere aanpak. Op een onbewaakt moment heeft de aannemer een aantal bedieningspanelen voor de klimaatbeheersing opgehangen, waar de medewerkers het klimaat op de afdeling kunnen bedienen. Althans, dat lijkt zo. In werkelijkheid zijn de bedieningspanelen niet verbonden met het klimaatbeheerssysteem en wordt de input op de bedieningspanelen niet gebruikt. De bedieningspanelen hangen er eigenlijk voor de show. Toch verdwenen de klachten.

Wonderlijk? Niet als je bedenkt dat wij graag het gevoel hebben dat we controle over onze omgeving hebben. De bedieningspanelen geven ons dit gevoel. Je zou kunnen zeggen “Dat merk je op een gegeven moment toch, dat jouw input op de panelen geen invloed heeft op het klimaat?” Ongetwijfeld zal dit een rol spelen. Maar er is nog een fenomeen dat ervoor zorgt dat dit minder optreedt.

Het gaat er namelijk niet om dat we de controle werkelijke uitoefenen, maar meer dat we hem kunnen uitoefenen (het gaat immers om het gevoel). Uit onderzoek blijkt dat het uitoefenen van onze ervaren controle niet noodzakelijk is om de ervaren stress te doen verminderen. Stel, je zit op kantoor te werken en door wegwerkzaamheden is er wat herrie van de straat. Alleen al het feit dat jij een raampje dicht kunt doen, maakt dat je de herrie als minder vervelend ervaart en hiervoor hoef je het raam niet eens dicht te doen.

Begrijp mij overigens niet verkeerd; ik wil je niet aanmoedigen om dit soort “nep” middelen in te zetten om klachten weg te nemen. Hoewel dit voorbeeld werkt (voor zover we de aannemer mogen geloven), zit er een gevaarlijke keerzijde aan dit soort oplossingen. Als mensen er achter komen dat de bedieningspanelen “nep” zijn, kan dit het vertrouwen in en binnen de organisatie ernstig beschadigen.

Wat kun je hier dan mee? Als je tegen klachten aanloopt over de werkomgeving, besef dan dat het gevoel van controle geven een oplossing is. Het verschilt per situatie en onderwerp hoe je dit kunt doen. Soms kan alleen al het luchten van een klacht bij iemand die er wat aan kan doen, een oplossing bieden. Kijk uiteraard wel uit met “nep” oplossingen of niets doen; op de lange termijn werkt dit natuurlijk wantrouwen en scepticisme in de hand.

Heb je voorbeelden van hoe (het gevoel van) controle bijdraagt om onze werkplek een prettige plek te laten zijn? Deel ze hieronder!

Joren van Dijk adviseert organisaties met vraagstukken als “Welke satisfiers en dissatisfiers beïnvloeden het werkplezier?”?, “Hoe zorg je voor een prettig klantontvangst in een kantoor?” en “Wat zorgt ervoor dat een openbare omgeving veilig voelt?” Door de beleving van mensen centraal te stellen in ontwerp- en bouwprocessen, probeert hij de fysieke omgeving aan te laten sluiten op onze behoeftes als mens. Kijk voor meer informatie op www.OmgevingsPsycholoog.nl.

Joren van Dijk | 30 augustus 2013